A mídia de papel está gradualmente ficando em segundo plano. Agora, as empresas armazenam documentos eletronicamente. Isso é conveniente e permite que você compartilhe rapidamente os arquivos necessários com clientes, parceiros ou funcionários. Mas nem tudo é tão simples aqui, porque documentos corporativos importantes exigem a máxima proteção contra fraudadores cibernéticos. Armazenamento em nuvem, e-mail e mensageiros aos quais estamos acostumados não fornecem segurança adequada para arquivos. Sempre existe o risco de dados confidenciais serem roubados ou interceptados.
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A melhor ferramenta para trabalhar com documentos é uma sala virtual. A sala fornece proteção externa e interna para arquivos e permite que você trabalhe neles em um espaço seguro. Usar um VDR é fácil, mesmo se você for um iniciante. Juntamente com pt.idealsvdr.com, preparamos instruções sobre como trabalhar em uma sala virtual. Leia e você não terá problemas com o VDR.
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Data room virtual – o que é
Em geral, o data room é um armazenamento em nuvem seguro, onde você pode restringir o acesso de outros usuários aos arquivos. Se você for mais fundo, o VDR não é apenas um armazenamento seguro. Este é um espaço online multifuncional para trabalho e comunicação. Normalmente, o serviço é equipado com inteligência artificial, que simplifica a circulação de documentos, e muitas ferramentas úteis para inspeções, auditorias, etc.
Somos apenas um startup, por que precisamos o VDR?
As salas virtuais são uma ferramenta necessária tanto para grandes corporações quanto para startups. Em primeiro lugar, com a ajuda deles, você protegerá a propriedade intelectual e, em segundo lugar, no VDR você pode negociar com investidores e potenciais parceiros. Você pode usar salas virtuais em qualquer área de negócios: das finanças à ciência e TI.
Vantagens de usar salas virtuais: por que recusar outros serviços
A coisa mais importante que distingue o data room do armazenamento em nuvem comum é a máxima segurança. O nível de proteção fornecido pelo VDR não é fornecido por nenhum serviço. Os provedores de sala virtual usam:
- criptografia de dados tanto durante o armazenamento no armazenamento quanto no momento do carregamento;
- autenticação multifatorial do usuário;
- Controle o acesso aos arquivos.
- Controle total sobre quem, quando e por quanto tempo trabalharam no arquivo.
- função de marca d’água: cada um dos documentos fornecidos a cada um dos destinatários com etiquetas exclusivas.
Em salas virtuais, suas informações estão protegidas contra ataques cibernéticos, roubo, vírus e vazamentos.
A segunda vantagem do VDR é a multifuncionalidade. Os provedores equipam as salas com muitas ferramentas que permitirão que você trabalhe confortavelmente em equipe e realize transações com parceiros. Normalmente, os VDRs têm tudo o que você precisa para realizar inspeções e auditorias abrangentes, que são constantemente realizadas na conclusão das transações. Além disso, há uma oportunidade de se comunicar uns com os outros usando o bate-papo, chamadas de áudio e vídeo.
Como usar o data room virtual
Usar um VDR é extremamente simples se você souber exatamente o que fazer. É por isso que desenvolvemos uma instrução detalhada passo-a-passo:
- Aqui é muito importante não ter medo de experimentar diferentes serviços até que o VDR atenda plenamente às suas necessidades. Ao escolher, preste atenção às tecnologias de proteção, disponibilidade de certificados internacionais e recursos que são oferecidos. Certifique-se de usar o período de teste gratuito e pagar pelo serviço somente depois de entender que ele combina com você.
- Configure a sala. Normalmente, os provedores permitem que você altere o design do VDR, então dê seu logotipo, faça um data room nas cores corporativas da empresa, etc. Certifique-se de configurar as opções de upload de arquivos e as condições de acesso.
- Carregue documentos. Todos os arquivos devem ser armazenados de forma estruturada para que possam encontrar rapidamente as informações necessárias.
- Considere qual funcionário trabalhará na sala de dados e configure permissões antes de conceder acesso aos arquivos.
- Ajuste todas as configurações de colaboração. Para que o trabalho na sala virtual seja produtivo, é necessário estabelecer conexões internas de todos os membros da equipe.
- Controle o processo de troca de dados enquanto trabalha. Lembre-se de visualizar o histórico do seu documento para ver quem trabalhou nele e quando. Isso permitirá que você controle de forma independente o trabalho da equipe e acompanhe os resultados.
- Convide potenciais clientes ou parceiros. Para realizar uma transação, forneça acesso a VDRs a potenciais clientes ou parceiros. O uso conjunto da sala virtual acelerará o processo de verificação abrangente e, portanto, a conclusão de uma transação.
Use a sala virtual para proteger informações confidenciais sobre a empresa e garantir um trabalho em equipe confortável.
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