A assinatura digital tornou-se uma ferramenta essencial para empresas e indivíduos que procuram agilizar processos e garantir a autenticidade de documentos eletrónicos. Em Portugal, a validade jurídica das assinaturas digitais é assegurada pelo Regulamento eIDAS, que equipara as assinaturas digitais às manuscritas, desde que cumpram determinados requisitos técnicos e de segurança. Assim, atualmente, é possível assinar documentos de forma totalmente legal e muito simples: do que está à espera para experimentar? Descubra neste artigo o enquadramento legal desta nova ferramenta, as suas vantagens e, claro, onde poderá utilizá-la sempre que precisar.
Definição e enquadramento legal da assinatura digital
De certeza que já deve ter ouvido falar de algum colega que assinou um documento necessário na hora utilizando um meio digital. Pois bem, a assinatura digital é um recurso tecnológico que autentica documentos digitais deforma segura e eficiente. Esta ferramenta baseia-se em criptografia para garantir a identidade do signatário e assegurar que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura.
Em Portugal, as assinaturas digitais têm validade jurídica equivalente às assinaturas manuscritas, desde que sejam realizadas de acordo com o Regulamento nº 910/2014 eIDAS da União Europeia. Deste modo, considera-se que são relevantes três principais tipos de assinaturas digitais. A primeira, conhecida como assinatura digital simples, é composta por dados eletrónicos anexados ou associados a um documento, permitindo identificar o signatário. Esta é a mais fácil de ser utilizado e não requer certificados digitais. Numa primeira fase, poderá utilizar este tipo de assinatura para documentos como formulários. Já a assinatura digital avançada baseia-se em certificados digitais que garantem a identificação do signatário e asseguram a integridade do documento. Para esta ser considerada válida, deve ser gerada através de um dispositivo seguro de criação de assinaturas. Por fim, a assinatura digital qualificada representa o nível mais elevado de segurança e validade entre as assinaturas eletrónicas. É criada a partir de certificados digitais qualificados, emitidos por prestadores de serviços de confiança, e requer um dispositivo seguro para a sua geração. Esta assinatura possui a mesma validade legal que uma assinatura manuscrita.
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5 apps onde pode utilizar a assinatura digital
Factorial
Criar assinatura digital com factorialhr nunca foi tão fácil. Esta app destaca-se como uma das aplicações mais completas para assinatura digital no mercado, oferecendo uma solução integrada e tudo-em-um para a gestão de recursos humanos. Com a Factorial, os colaboradores podem assinar diversos tipos de documentos de forma prática e segura, como contratos de trabalho, pedidos de férias e ausências, entre outros. Além disso, a ferramenta é altamente acessível, permitindo a assinatura digital tanto em computadores como em dispositivos móveis, através da sua aplicação dedicada.
DocuSign
Uma das plataformas mais conhecidas, o DocuSign permite criar, enviar e assinar documentos digitais de forma segura. Possui recursos avançados, como fluxos de trabalho personalizados e autenticação de dois fatores.
Adobe Sign
Integrado na suíte Adobe, este app facilita a assinatura de documentos diretamente no Adobe Acrobat e integra-se com outros serviços populares.
SignEasy
Com uma interface intuitiva, o SignEasy permite assinar documentos em múltiplos formatos, disponível tanto para computadores como para dispositivos móveis.
PandaDoc
Além da assinatura digital, esta ferramenta oferece recursos para a gestão de contratos e propostas comerciais, sendo ideal para empresas que lidam com processos complexos.
Como criar de forma rápida e fácil
Agora que entende a legalidade e extensão das assinaturas digitais, está na altura de perceber como poderá, de forma simples e eficaz, utilizar esta ferramenta. Imagine que está num cenário em que necessita, o mais rapidamente possível, de assinar um documento digital. Para o fazer, poderá seguir os passos referidos abaixo.
- Obtenha um certificado digital através do Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital ou de um prestador de serviços de confiança.
- Escolha uma aplicação de assinatura digital das mencionadas anteriormente ou outra que atenda às suas necessidades.
- Ative a Assinatura Digital. Para isso, siga as instruções da aplicação escolhida para ativar a funcionalidade de assinatura digital.
- Por fim, já poderá utilizar a aplicação para carregar o documento que precisava tão urgentemente de assinar e fazê-lo sem problemas. Não se esqueça de seguir os procedimentos necessários para garantir que aplica a sua assinatura digital com confiança.
Vantagens desta ferramenta
O uso de aplicações de relações humanas para assinatura digital apresenta inúmeras vantagens em comparação com a assinatura manual de documentos. Por um lado, a assinatura digital é significativamente mais rápida do que o processo físico. Com uma aplicação dedicada, pode assinar ou pedir aos seus colaboradores para assinarem documentos em poucos minutos, eliminando a necessidade de imprimir, enviar ou digitalizar papéis. Isto reduz consequentemente gastos relacionados com impressão, envio e armazenamento de documentos físicos. Além disso, diminui os erros de processamento, poupando tempo e recursos financeiros na correção de falhas e aumentando a eficiência geral.
Para além disso, ao adotar aplicações para assinatura digital, é possível reduzir drasticamente o consumo de papel, contribuindo para práticas empresariais mais ecológicas e promovendo a sustentabilidade ambiental. E no que toca à segurança, as ferramentas de assinatura digital disponibilizam recursos avançados para proteger os seus documentos, como criptografia, autenticação de dois fatores e registos de auditoria das assinaturas, garantindo máxima segurança e rastreabilidade. Por fim, torna-se claro que com o uso das aplicações de assinatura digital, é possível assinar documentos a qualquer hora, em qualquer lugar e através de qualquer dispositivo. Este recurso é especialmente útil para gestores em trabalho externo ou para empresas com colaboradores em regime de teletrabalho – reduzir tempo, melhorando a eficiência e comunicação entre todos.
Atualmente, as aplicações para assinatura digital representam uma solução crucial para empresas e gestores que pretendem poupar tempo e reduzir custos nos processos de assinatura de documentos. Claro está que na hora de escolher uma aplicação para assinatura digital, é essencial analisar as particularidades da sua empresa e refletir sobre as suas expectativas em relação ao processo de assinatura eletrónica. Com a escolha certa, é possível agilizar os processos, simplificar a gestão documental e melhorar a eficiência geral do seu negócio.
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